Regulamin IX Kongresu Energetycznego

27 – 28 września 2023 r.
organizowanego przez Dolnośląski Instytut Studiów Energetycznych („Regulamin”)

§ 1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Organizatorem IX Kongresu Energetycznego („Konferencji”) jest Dolnośląski Instytut Studiów Energetycznych z siedzibą przy al. Kasztanowej 3a-5, 53-125 Wrocław, NIP 8992772111 („DISE”).
  2. Niniejszy regulamin, zwany dalej Regulaminem, określa zasady świadczenia usług w zakresie organizowania konferencji, zasady korzystania z tych usług i zasady przetwarzania danych osobowych w związku z organizacją Kongresu.
  3. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie na: https://dise.energy/kongres/regulamin/ w formie, która umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
  4. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się na stronie internetowej: https://dise.energy/kongres/ („Strona Internetowa Konferencji”).
  5. Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:

5.1 Uczestnik – osoba fizyczna, która zgłosiła swój udział w Konferencji lub której udział w Konferencji został zgłoszony przez Rejestrującego,

5.2 Rejestrujący – osoba prawna, osoba fizyczna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawiera z DISE umowę na zasadach określonych w Regulaminie,

5.3. Hotel – podmiot, u którego odbywa się Konferencja,

5.4. Zgłoszenie – dokonanie czynności zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji na zasadach określonych w Regulaminie,

5.5. Organizatorzy – DISE.

§ 2

UDZIAŁ W KONFERENCJI

    1. Warunkiem udziału w Konferencji jest przesłanie wypełnionego elektronicznego formularza zgłoszeniowego do udziału za pośrednictwem strony dise.energy/rejestracja lub na adres kongres@dise.energy, otrzymanie potwierdzenia rejestracji na liście uczestników od Organizatora, uiszczenie opłaty konferencyjnej oraz złożenie oświadczenia o zaakceptowaniu niniejszego Regulaminu.
    2. Ilość dostępnych miejsc dla uczestników konferencji jest ograniczona. Zgłoszenia będą przyjmowane wyłącznie do momentu wykorzystania puli dostępnych miejsc.
    3. Z chwilą rejestracji Rejestrujący:

3.1 akceptuje niniejszy Regulamin,

3.2 oświadcza, że zapoznał się z dokumentami zawierającymi zasady i warunki udziału w Konferencji oraz akceptuje ich treść,

3.3 oświadcza, iż otrzymał informację o przetwarzaniu danych osobowych przez DISE w zakresie koniecznym do prawidłowego wykonania Usługi, która stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu, i zobowiązuje się przekazać tę informację Uczestnikom, których udział w Konferencji zgłasza, oświadcza, iż wyraża zgodę na dokumentowanie spotkania w formie fotograficznej i/lub video oraz publikacji ww. dokumentacji, także tej zawierającej wizerunek jego lub zgłoszonych przez niego Uczestników, których zgodę posiada, na stronach www oraz w materiałach drukowanych DISE oraz jej partnerów handlowych,

3.4 wyraża zgodę na umieszczenie swoich danych w bazie DISE oraz na ich przetwarzanie dla potrzeb marketingowych, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Podanie danych ma charakter dobrowolny, a podającemu przysługuje prawo wglądu do tych danych, jak i możliwości ich poprawienia.

3.5 wyraża zgodę na dokumentowanie Konferencji w formie fotograficznej i/lub video oraz publikacji ww. dokumentacji, także zawierającej jego wizerunek.

3.6 wyraża zgodę na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku wraz z imionami i nazwiskami oraz funkcjami zawodowymi.

3.7 wyraża zgodę na publikację i rejestrację materiałów związanych z przebiegiem Konferencji oraz udostępniania tych materiałów osobom trzecim.

  1. Zgłoszenia mogą być nadsyłane do 21 września 2023 r.
  2. W przypadku odmowy zaakceptowania Regulaminu przez Rejestrującego, rejestracja nie zostanie ukończona, a DISE nie będzie obowiązany do zwrotu ewentualnie wniesionej opłaty oraz nie poniesie z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.
  3. DISE zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji bez podania przyczyny. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji DISE zwróci w całości uiszczoną opłatę konferencyjną. Odmowa przyjęcia zgłoszenia może być dokonana nie później niż na 4 dni przed ustaloną datą Konferencji.
  4. Wszelkie zmiany dokonywane przez Rejestrującego dotyczące rejestracji odbywają się w formie pisemnej (listem poleconym na adres siedziby DISE) lub na adres e-mail kongres@dise.energy pod rygorem nieważności wprowadzonych zmian.
  5. Rejestrujący zobowiązany jest do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia zamówienia (formularza zgłoszeniowego).
  6. DISE nie ponosi odpowiedzialności za szkody związane z wprowadzeniem błędnych danych Uczestnika lub Rejestrującego do zamówienia (formularza zgłoszeniowego).

§ 3

PRZEDMIOT UMOWY

  1. Na mocy Umowy DISE zobowiązuje się umożliwić Uczestnikowi uczestnictwo w Konferencji, a Rejestrujący zobowiązuje się uiścić z tego tytułu opłatę.
  2. DISE ogłasza na Stronie Internetowej Konferencji dane dotyczące przedmiotu, terminu, miejsca, programu i ceny Konferencji.
  3. Organizator w ramach zgłoszenia nie gwarantuje noclegu.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie konferencji.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów z przyczyn od Niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizatora.

§ 4

WARUNKI PŁATNOŚCI

  1. Rejestrujący zobowiązany jest do uiszczenia opłaty konferencyjnej w terminie 14 dni od otrzymania faktury pro formy dotyczącej uczestnictwa w Konferencji.
  2. Wszelkie opłaty bankowe obciążają Uczestnika lub Rejestrującego.
  3. Po dokonaniu opłaty DISE wystawia fakturę VAT na adres wskazany w zamówieniu (formularzu zgłoszeniowym on‐line).
  4. Organizator przewiduje możliwość uregulowania należności za uczestnictwo w kongresie w formie płatności elektronicznej za pomocą platformy PayU. Możliwość odstąpienia od umowy uregulowana jest w art. 27 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (t. j. Dz. U. z 2020 r., poz. 287 ze zm.). Reklamacje można składać drogą mailową na adres: biuro@dise.org.pl i będą rozpoznawane w terminie 14 dni od dnia wpływu.

§ 5

REZYGNACJA/ ZMIANA
UCZESTNIKA/REJESTRUJĄCEGO

  1. Oświadczenie o rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji należy dokonać w formie pisemnej, wysyłając je na adres DISE lub też drogą elektroniczną na adres e‐mail: kongres@dise.energy do dnia 31 sierpnia 2023 r. Przed tym terminem Uczestnik / Rejestrujący ma prawo do zwrotu wniesionej opłaty, z zastrzeżeniem zapisu § 2 ust. 5. W przypadku rezygnacji po tym terminie Rejestrujący będzie zobowiązany do uiszczenia całej ceny zgodnie z zawartą umową.
  2. Postanowienia niniejszego rozdziału mają zastosowanie niezależnie od przyczyny anulowania rejestracji lub braku uczestnictwa.

§ 6

WARUNKI UCZESTNICTWA
I ODPOWIEDZIALNOŚĆ CYWILNA

  1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:

1.1 zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji na zasadach określonych w Regulaminie,

1.2 uiszczenie odpowiedniej opłaty w wysokości i w terminie określonym w Regulaminie,

1.3 złożenie przez Rejestrującego oświadczenia o zapoznaniu się i zaakceptowaniu Regulaminu podczas rejestracji on‐line W przypadku odmowy zaakceptowania Regulaminu, rejestracja nie zostanie ukończona, a Organizatorzy nie poniosą z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej,

1.4 potwierdzenia przez Uczestnika obecności w dniu Konferencji, co równoznaczne jest z zaakceptowaniem przez Uczestnika Regulaminu.

W przypadku brak spełnienia którejkolwiek z powyższych przesłanek, DISE może odmówić Uczestnikowi wstępu na Konferencję i nie będzie zobowiązany do zwrotu jakichkolwiek kosztów poniesionych przez Uczestnika, czy też pokrycia jakiejkolwiek szkody poniesionej z tego tytułu przez Uczestnika.

  1. Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciw pożarowych obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowana jest Konferencja.
  2. Uczestnik i Rejestrujący ponoszą odpowiedzialność finansową za spowodowanie jakichkolwiek szkód w trakcie uczestnictwa Uczestnika w Konferencji. Uczestnik zobowiązuje się do pokrycia wszelkich kosztów naprawienia szkód spowodowanych w Hotelu.
  3. DISE, Hotel oraz żaden inny właściciel miejsca, gdzie odbywa się Konferencja nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji lub pobytu Uczestnika w związku z Konferencją.
  4. DISE, Hotel oraz żaden inny właściciel miejsca, gdzie odbywa się Konferencja, nie ponoszą odpowiedzialności za jakąkolwiek szkodę Uczestnika powstałą w trakcie lub w związku z Konferencją i spowodowaną siłą wyższą lub działaniem osób trzecich w tym w szczególności innych Uczestników.
  5. W przypadku zaistnienia jakiejkolwiek szkody w mieniu Uczestnika, podmiot ten zobowiązany jest powiadomić niezwłocznie DISE.

§ 7

ZMIANA DATY I ODWOŁANIE KONFERENCJI

  1. DISE zastrzega sobie prawo do zmiany daty Konferencji, zawiadamiając o nowej dacie w terminie do trzech tygodni przed pierwotnie planowaną datą Konferencji, w sytuacji wystąpienia siły wyższej lub innych nieprzewidzianych zdarzeń losowych niezależnych od DISE a uniemożliwiających przeprowadzenie Konferencji w pierwotnej dacie. W takiej sytuacji Uczestnik ma prawo do wzięcia udziału w Konferencji w nowej dacie, chyba że Rejestrujący odstąpi od Umowy w terminie 14 dni od otrzymana informacji zmianie daty Konferencji.
  2. Zdarzeniami losowymi są zdarzenia przyszłe, możliwe, ale niepewne, w szczególności: powódź, pożar w budynku/budynkach, w którym/ch ma się odbyć IX Kongres Energetyczny  lub awaria, której wystąpienie zagraża życiu lub zdrowiu osób przebywających w takim/ch budynku/ach, zamieszki uliczne, klęski żywiołowe (w szczególności: trzęsienia ziemi, huragan, powódź oraz inne nadzwyczajne zjawiska atmosferyczna itp.), wydarzenia zagrażające porządkowi publicznemu (w szczególności: działania wojenne, akty sabotażu, akty terrorystyczne, strajki, demonstracje itp.), epidemie (w tym zagrożenia epidemiczne), akty władzy państwowej (w szczególności: stan wojenny, stan wyjątkowy, stan klęski żywiołowej, zakaz organizowania zgromadzeń, imprez typu konferencje, targi, itp.), inne zdarzenia, których wystąpienie uniemożliwia zorganizowanie Konferencji według programu albo zagraża życiu lub zdrowiu Uczestników w przypadku jego odbycia.
  3. W przypadku odstąpienia od Umowy zgodnie z ust. 1, Rejestrujący otrzyma zwrot w wysokości 100% wpłaconej kwoty w terminie 14 dni roboczych od dnia otrzymania przez DISE oświadczenia o odstąpieniu od Umowy. Organizator nie odpowiada za dalej idące roszczenia odszkodowawcze Uczestnika.
  4. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn losowych lub zaistnienia siły wyższej, która uniemożliwi zarówno przeprowadzenie Konferencji, jak i jej odwołanie, Uczestnikowi lub Rejestrującemu nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat poniesionych w celu uczestnictwa w Rejestrującemu przysługuje jednak zwrot w wysokości 100% wpłaconej kwoty.
  5. Informacja o zmianie daty Konferencji lub jej odwołaniu zostanie przesłana na adres poczty elektronicznej podany w formularzu lub zostanie przekazana przez DISE telefonicznie Rejestrującemu.

§ 8

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu zawarcia Umowy uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd miejscowo właściwy dla siedziby powoda.
  2. Dla rozstrzygania ewentualnych sporów za tekst wiążący uznaje się tekst Regulaminu w języku polskim.
  3. DISE zastrzega sobie prawo modyfikacji zapisów Regulaminu w każdym momencie z ważnych przyczyn. O każdej zmianie Regulaminu DISE poinformuje wszystkich Rejestrujących, na adres e‐mail podany w formularzu zgłoszeniowym. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu, Rejestrujący może odstąpić od Umowy w terminie 14 dni od otrzymana informacji o zmianie Regulaminu. Brak odstąpienia od Umowy oznacza akceptację nowej treści Regulaminu.
  4. W kwestiach nieuregulowanych w Regulaminie oraz formularzu zgłoszeniowym on‐line zastosowanie mają przepisy prawa polskiego w tym w szczególności przepisy kodeksu cywilnego.
  5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 14.02.2023 r.

Załącznik 1

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych Rejestrującego lub osób go reprezentujących i Uczestników

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i art. 14 ust. 1 RODO, informujemy, iż administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dolnośląski Instytut Studiów Energetycznych z siedzibą przy al. Kasztanowej 3a-5, 53-125 Wrocław, NIP 8992772111 („DISE”).

We wszelkich sprawach związanych z danymi osobowymi można kontaktować się pod adresem: kongres@dise.energy.

DISE będzie przetwarzał Pani/Pana dane osobowe podane za pośrednictwem formularzy zgłoszeniowych on‐line i innych form kontaktu z DISE,

  1. w celu świadczenia usług związanych z przeprowadzeniem Konferencji, w tym kontaktu z Rejestrującym lub Uczestnikiem,
    i. na podstawie 6 ust. 1 lit. b) RODO w odniesieniu do danych osobowych Rejestrującego,
    ii. na podstawie 6 ust. 1 lit. f) RODO w odniesieniu do danych osobowych osób reprezentujących Rejestrującego lub Uczestników,
  2. na podstawie 6 ust. 1 lit. f RODO w celu dochodzenia możliwych roszczeń wobec Rejestrującego lub Uczestnika,
  3. na podstawie 6 ust. 1 lit. a RODO w razie wyrażenia dodatkowych zgód, w zakresie i w celach wskazanych w treści tych zgód,
  4. na podstawie 9 ust. 2 lit. a RODO w razie wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia w zakresie i celu wskazanym w treści zgody.

Jeżeli dane osobowe nie zostały przez Panią/Pana podane samodzielnie, źródłem Pani/Pana danych osobowych jest Rejestrujący Panią/Pana na Konferencję.

Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawnione: organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów, współpracownikom DISE zaangażowanym w organizację Konferencji, bankom w przypadku konieczności przeprowadzenia rozliczeń, innym zewnętrznym podmiotom wspierającym DISE np. w zakresie usług informatycznych, księgowych lub prawnych, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z DISE i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami.

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu wykonania Umowy (odbycia Konferencji), a także po jej zakończeniu w celach związanych z:

  1. dochodzeniem roszczeń w związku z wykonywaniem umowy (tj. co do zasady maksymalnie przez okres 6 lat od dnia zakończenia wykonania umowy),
  2. wykonaniem obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i rachunkowych (tj. co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku),
  3. z udzielonymi przez Panią/Pana zgodami na przetwarzanie danych osobowych, do momentu wycofania danej zgody,
  4. z udzieloną przez Panią/Pana zgodą na przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia przez okres 14 dni od zakończenia Konferencji lub do momentu wycofania danej zgody.

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, a w razie wyrażenia dodatkowej zgody, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Jeśli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych zawartych w formularzu zgłoszeniowym jest dobrowolne, niemniej niepodanie danych uniemożliwi rejestrację i wzięcie udziału w Konferencji.

Pani/Pana dane nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani nie będą podlegać profilowaniu.

Załącznik 2

Treści zgód i oświadczeń

  1. Oświadczam, że zapoznałem się i akceptuję Regulamin
  2. Oświadczam, że wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez DISE w zakresie koniecznym do prawidłowego wykonania Usługi oraz wyrażam zgodę na przekazanie i powierzenie ich przetwarzania innym podmiotom w celu i w zakresie koniecznym do prawidłowego i należytego wykonania Usługi.
  3. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez DISE w celu marketingu własnych produktów i usług po zakończeniu Umowy i otrzymywanie od DISE informacji handlowych drogą elektroniczną.
  4. Wyrażam zgodę na umieszczenie moich danych w bazie Dolnośląskiego Instytutu Studiów Energetycznych oraz na ich przetwarzanie dla potrzeb marketingowych, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
  5. Wyrażam zgodę na dokumentowanie Konferencji w formie fotograficznej i/lub video oraz publikacji ww. dokumentacji, także zawierającej mój wizerunek.
  6. Wyrażam zgodę na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku uczestników i prelegentów Konferencji wraz z imionami i nazwiskami oraz funkcjami zawodowymi.
  7. Wyrażam zgodę na publikację i rejestrację materiałów związanych z przebiegiem Konferencji oraz udostępniania tych materiałów osobom trzecim.