§ 1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Organizatorem Wydarzenia SMR w Polsce: Nowe Wyzwania i Szanse dla Gospodarki („Konferencji”) jest Dolnośląski Instytut Studiów Energetycznych z siedzibą
   przy al. Kasztanowej 3a-5, 53-125 Wrocław, NIP 8992772111 („DISE”).
2. Niniejszy regulamin, zwany dalej Regulaminem, określa zasady świadczenia usług w zakresie organizowania konferencji, zasady korzystania z tych usług i zasady przetwarzania danych osobowych w związku z organizacją Konferencji.
3. Regulamin jest udostępniony nieodpłatnie na: https://dise.org.pl/konferencja-smr-w-polsce/  w formie, która umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
4. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się na stronie internetowej: https://dise.org.pl/konferencja-smr-w-polsce/  („Strona Internetowa Konferencji”).
5. Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:

5.1 Uczestnik – osoba fizyczna, która zgłosiła swój udział w Konferencji lub której udział w Konferencji został zgłoszony przez Rejestrującego,

5.2 Rejestrujący – osoba prawna, osoba fizyczna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która zawiera z DISE umowę na zasadach określonych w Regulaminie,

5.3. Hotel – podmiot, u którego odbywa się Konferencja,

5.4. Zgłoszenie – dokonanie czynności zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji na zasadach określonych w Regulaminie,

5.5. Organizatorzy – DISE.

§ 2

UDZIAŁ W KONFERENCJI

1. Warunkiem udziału w Konferencji jest przesłanie wypełnionego elektronicznego formularza zgłoszeniowego wraz z formularzem informacji przedstawionych przy ubieganiu się o pomoc de minimis do udziału na adres biuro@dise.org.pl, otrzymanie potwierdzenia rejestracji na liście uczestników od Organizatora oraz złożenie oświadczenia o zaakceptowaniu niniejszego Regulaminu.
2. Ilość dostępnych miejsc dla uczestników konferencji jest ograniczona. Zgłoszenia będą przyjmowane wyłącznie do momentu wykorzystania puli dostępnych miejsc.
3. Z chwilą rejestracji Rejestrujący:

3.1 akceptuje niniejszy Regulamin,

3.2 oświadcza, że zapoznał się z dokumentami zawierającymi zasady i warunki udziału w Konferencji oraz akceptuje ich treść,

3.3 oświadcza, iż otrzymał informację o przetwarzaniu danych osobowych przez DISE w zakresie koniecznym do prawidłowego wykonania Usługi, która stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu, i zobowiązuje się przekazać tę informację Uczestnikom, których udział w Konferencji zgłasza, oświadcza, iż wyraża zgodę na dokumentowanie spotkania w formie fotograficznej i/lub video oraz publikacji ww. dokumentacji, także tej zawierającej wizerunek jego lub zgłoszonych przez niego Uczestników, których zgodę posiada, na stronach www oraz w materiałach drukowanych DISE oraz jej partnerów handlowych,

3.4 wyraża zgodę na umieszczenie swoich danych w bazie DISE oraz na ich przetwarzanie dla potrzeb marketingowych, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Podanie danych ma charakter dobrowolny, a podającemu przysługuje prawo wglądu do tych danych, jak i możliwości ich poprawienia,

3.5 wyraża zgodę na dokumentowanie Konferencji w formie fotograficznej i/lub video oraz publikacji ww. dokumentacji, także zawierającej jego wizerunek,

3.6 wyraża zgodę na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku wraz z imionami i nazwiskami oraz funkcjami zawodowymi,

3.7 wyraża zgodę na publikację i rejestrację materiałów związanych z przebiegiem Konferencji oraz udostępniania tych materiałów osobom trzecim.

4. Zgłoszenia mogą być nadsyłane do 26 stycznia 2024 r.
5. Wszelkie zmiany dokonywane przez Rejestrującego dotyczące rejestracji odbywają się w formie pisemnej (listem poleconym na adres siedziby DISE) lub na adres e-mail biuro@dise.org.pl pod rygorem nieważności wprowadzonych zmian.
6. Rejestrujący zobowiązany jest do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia zamówienia (formularza zgłoszeniowego).
7. DISE nie ponosi odpowiedzialności za szkody związane z wprowadzeniem błędnych danych Uczestnika lub Rejestrującego do zamówienia (formularza zgłoszeniowego).

 

§ 3

PRZEDMIOT UMOWY

1. Na mocy Umowy DISE zobowiązuje się umożliwić Uczestnikowi uczestnictwo w Konferencji.
2. DISE ogłasza na Stronie Internetowej Konferencji dane dotyczące przedmiotu, terminu, miejsca i programu Konferencji.
3. Organizator w ramach zgłoszenia nie gwarantuje noclegu.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie konferencji.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów z przyczyn od Niego niezależnych.

 

§ 4

WARUNKI UCZESTNICTWA

1. Uczestnictwo w wydarzeniu jest nieodpłatne.
2. W ramach uczestnictwa wystąpić może pomoc pośrednia jako pomoc de minimis w rozumieniu rozporządzenia Komisji (UE) nr 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 352, z 24.12.2013, str. 1, ze zm.).
3. Rejestrujący zobowiązany jest do uzupełnienia i dostarczenia Organizatorowi ścieżką mailową podpisanych dokumentów w formie skanu lub z podpisem kwalifikowanym/zaufanym, tj. formularz zgłoszeniowy wraz z formularzem informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis na obowiązujących wzorach (załącznik nr 1 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29.03.2010 r. w sprawie z zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc inną niż pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie), a także dodatkowych dokumentów ewentualnie wymaganych przez Organizatora.
4. Za prawidłowość informacji podanych w formularzach odpowiedzialność ponosi Rejestrujący.
5. W przypadku występowania pomocy de minimis przeprowadzone zostanie badanie dopuszczalności udzielenia pomocy przez Organizatora. Ewentualna pomoc de minimis będzie możliwa po przekazaniu przez danego Uczestnika wszystkich niezbędnych informacji.
6. Udzielenie pomocy de minimis zostanie każdorazowo potwierdzone poprzez wydanie beneficjentom zaświadczeń o przyznanej pomocy de minimis, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 20.03.2007 r. w sprawie zaświadczeń o pomocy de minimis i pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie.
7. Wysokość udzielonej pomocy zostanie ustalona w oparciu o ilość kwalifikujących się Uczestników.
8. Beneficjentem pomocy de minimis są przedsiębiorcy zgodnie z definicją „jednego przedsiębiorstwa” z rozporządzenia komisji 1407/2013 z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 traktatu o funkcjonowaniu unii europejskiej do pomocy de minimis.
9. Organizator, przed ewentualnym przyznaniem pomocy de minimis weryfikuje poziom wykorzystanej pomocy de minimis na podstawie dokumentów dostarczonych przez Rejestrującego oraz za pomocą systemu SHRIMP.
10. W zakresie nieuregulowanym w niniejszym regulaminie, zastosowanie znajdują przepisy powszechnie obowiązujące.

 

§ 5

REZYGNACJA/ ZMIANA
UCZESTNIKA/REJESTRUJĄCEGO

1. Oświadczenie o rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji należy dokonać w formie pisemnej, wysyłając je na adres DISE lub też drogą elektroniczną na adres e‐mail: biuro@dise.org.pl do dnia 19 stycznia 2024 r.
2. Postanowienia niniejszego rozdziału mają zastosowanie niezależnie od przyczyny anulowania rejestracji lub braku uczestnictwa.

 

§ 6

WARUNKI UCZESTNICTWA
I ODPOWIEDZIALNOŚĆ CYWILNA

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:

1.1 zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji na zasadach określonych w Regulaminie,

1.2 potwierdzenia przez Uczestnika obecności w dniu Konferencji, co równoznaczne jest z zaakceptowaniem przez Uczestnika Regulaminu.

2. Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciw pożarowych obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowana jest Konferencja.
3. Uczestnik i Rejestrujący ponoszą odpowiedzialność finansową za spowodowanie jakichkolwiek szkód w trakcie uczestnictwa Uczestnika w Konferencji. Uczestnik zobowiązuje się do pokrycia wszelkich kosztów naprawienia szkód spowodowanych w Hotelu.
4. DISE, Hotel oraz żaden inny właściciel miejsca, gdzie odbywa się Konferencja nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji lub pobytu Uczestnika w związku z Konferencją.
5. DISE, Hotel oraz żaden inny właściciel miejsca, gdzie odbywa się Konferencja, nie ponoszą odpowiedzialności za jakąkolwiek szkodę Uczestnika powstałą w trakcie lub w związku z Konferencją i spowodowaną siłą wyższą lub działaniem osób trzecich w tym w szczególności innych Uczestników.
6. W przypadku zaistnienia jakiejkolwiek szkody w mieniu Uczestnika, podmiot ten zobowiązany jest powiadomić niezwłocznie DISE.

 

§ 7

ZMIANA DATY I ODWOŁANIE KONFERENCJI

1. DISE zastrzega sobie prawo do zmiany daty Konferencji, zawiadamiając o nowej dacie w terminie do jednego tygodnia przed pierwotnie planowaną datą Konferencji, w sytuacji wystąpienia siły wyższej lub innych nieprzewidzianych zdarzeń losowych niezależnych od DISE a uniemożliwiających przeprowadzenie Konferencji w pierwotnej dacie. W takiej sytuacji Uczestnik ma prawo do wzięcia udziału w Konferencji w nowej dacie, chyba że Rejestrujący odstąpi od Umowy w terminie 14 dni od otrzymana informacji zmianie daty Konferencji.
2. Zdarzeniami losowymi są zdarzenia przyszłe, możliwe, ale niepewne, w szczególności: powódź, pożar w budynku/budynkach, w którym/ch ma się odbyć wydarzenie SMR w Polsce: Nowe Wyzwania i Szanse dla Gospodarki lub awaria, której wystąpienie zagraża życiu lub zdrowiu osób przebywających w takim/ch budynku/ach, zamieszki uliczne, klęski żywiołowe (w szczególności: trzęsienia ziemi, huragan, powódź oraz inne nadzwyczajne zjawiska atmosferyczna itp.), wydarzenia zagrażające porządkowi publicznemu (w szczególności: działania wojenne, akty sabotażu, akty terrorystyczne, strajki, demonstracje itp.), epidemie (w tym zagrożenia epidemiczne), akty władzy państwowej (w szczególności: stan wojenny, stan wyjątkowy, stan klęski żywiołowej, zakaz organizowania zgromadzeń, imprez typu konferencje, targi, itp.), inne zdarzenia, których wystąpienie uniemożliwia zorganizowanie Konferencji według programu albo zagraża życiu lub zdrowiu Uczestników w przypadku jego odbycia.
3. Informacja o zmianie daty Konferencji lub jej odwołaniu zostanie przesłana na adres poczty elektronicznej podany w formularzu lub zostanie przekazana przez DISE telefonicznie Rejestrującemu.

 

§ 8

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu zawarcia Umowy uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd miejscowo właściwy dla siedziby powoda.
2. Dla rozstrzygania ewentualnych sporów za tekst wiążący uznaje się tekst Regulaminu w języku polskim.
3. DISE zastrzega sobie prawo modyfikacji zapisów Regulaminu w każdym momencie z ważnych przyczyn. O każdej zmianie Regulaminu DISE poinformuje wszystkich Rejestrujących, na adres e‐mail podany w formularzu zgłoszeniowym. W przypadku braku akceptacji zmian Regulaminu, Rejestrujący może odstąpić od Umowy w terminie 14 dni od otrzymana informacji o zmianie Regulaminu. Brak odstąpienia od Umowy oznacza akceptację nowej treści Regulaminu.
4. W kwestiach nieuregulowanych w Regulaminie oraz formularzu zgłoszeniowym zastosowanie mają przepisy prawa polskiego w tym w szczególności przepisy kodeksu cywilnego.
5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1.12.2023 r.

 

Załącznik 1

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych Rejestrującego lub osób go reprezentujących i Uczestników

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i art. 14 ust. 1 RODO, informujemy, iż administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dolnośląski Instytut Studiów Energetycznych z siedzibą przy al. Kasztanowej 3a-5, 53-125 Wrocław, NIP 8992772111 („DISE”).

We wszelkich sprawach związanych z danymi osobowymi można kontaktować się pod adresem: biuro@dise.org.pl.

DISE będzie przetwarzał Pani/Pana dane osobowe podane za pośrednictwem formularzy zgłoszeniowych i innych form kontaktu z DISE,

1. w celu świadczenia usług związanych z przeprowadzeniem Konferencji, w tym kontaktu z Rejestrującym lub Uczestnikiem,
   i. na podstawie 6 ust. 1 lit. b) RODO w odniesieniu do danych osobowych Rejestrującego,
   ii. na podstawie 6 ust. 1 lit. f) RODO w odniesieniu do danych osobowych osób reprezentujących Rejestrującego lub Uczestników,
2. na podstawie 6 ust. 1 lit. f RODO w celu dochodzenia możliwych roszczeń wobec Rejestrującego lub Uczestnika,
3. na podstawie 6 ust. 1 lit. a RODO w razie wyrażenia dodatkowych zgód, w zakresie i w celach wskazanych w treści tych zgód,
4. na podstawie 9 ust. 2 lit. a RODO w razie wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia w zakresie i celu wskazanym w treści zgody.

Jeżeli dane osobowe nie zostały przez Panią/Pana podane samodzielnie, źródłem Pani/Pana danych osobowych jest Rejestrujący Panią/Pana na Konferencję.

Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawnione: organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów, współpracownikom DISE zaangażowanym w organizację Konferencji, bankom w przypadku konieczności przeprowadzenia rozliczeń, innym zewnętrznym podmiotom wspierającym DISE np. w zakresie usług informatycznych, księgowych lub prawnych, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z DISE i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami.

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane do czasu wykonania Umowy (odbycia Konferencji), a także po jej zakończeniu w celach związanych z:

1. dochodzeniem roszczeń w związku z wykonywaniem umowy (tj. co do zasady maksymalnie przez okres 6 lat od dnia zakończenia wykonania umowy),
2. wykonaniem obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i rachunkowych (tj. co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku),
3. z udzielonymi przez Panią/Pana zgodami na przetwarzanie danych osobowych, do momentu wycofania danej zgody,
4. z udzieloną przez Panią/Pana zgodą na przetwarzanie danych osobowych dotyczących zdrowia przez okres 14 dni od zakończenia Konferencji lub do momentu wycofania danej zgody.

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, a w razie wyrażenia dodatkowej zgody, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Jeśli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych zawartych w formularzu zgłoszeniowym jest dobrowolne, niemniej niepodanie danych uniemożliwi rejestrację i wzięcie udziału w Konferencji.

Pani/Pana dane nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani nie będą podlegać profilowaniu.

Załącznik 2

Treści zgód i oświadczeń

1. Oświadczam, że zapoznałem się i akceptuję Regulamin
2. Oświadczam, że wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez DISE w zakresie koniecznym do prawidłowego wykonania Usługi oraz wyrażam zgodę na przekazanie i powierzenie ich przetwarzania innym podmiotom w celu i w zakresie koniecznym do prawidłowego i należytego wykonania Usługi.
3. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez DISE w celu marketingu własnych produktów i usług po zakończeniu Umowy i otrzymywanie od DISE informacji handlowych drogą elektroniczną.
4. Wyrażam zgodę na umieszczenie moich danych w bazie Dolnośląskiego Instytutu Studiów Energetycznych oraz na ich przetwarzanie dla potrzeb marketingowych, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
5. Wyrażam zgodę na dokumentowanie Konferencji w formie fotograficznej i/lub video oraz publikacji ww. dokumentacji, także zawierającej mój wizerunek.
6. Wyrażam zgodę na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku uczestników i prelegentów Konferencji wraz z imionami i nazwiskami oraz funkcjami zawodowymi.
7. Wyrażam zgodę na publikację i rejestrację materiałów związanych z przebiegiem Konferencji oraz udostępniania tych materiałów osobom trzecim.